Você pede uma tarefa.
A pessoa recebe.
E simplesmente… desaparece.
Não responde.
Não diz quando vai fazer.
Não diz se entendeu.
Horas depois aparece dizendo:
“Eu estava fazendo.”
Se você dirige ou coordena uma equipe em Cartório, provavelmente já viveu essa situação.
E esse pequeno comportamento revela um problema muito maior na gestão de equipes.
Gestão de Cartório é gestão de fluxo
Quem dirige um Cartório aprende rapidamente que gestão não é apenas sobre atos notariais ou registros. Também não é apenas sobre cumprir normas ou organizar procedimentos.
Na prática, gestão é organizar fluxo de trabalho entre pessoas.
E fluxo de trabalho depende de algo muito simples:
informação circulando.
Só que existe um comportamento que aparece com frequência nas equipes.
A pessoa recebe uma demanda e… some.
Não responde.
Não diz quando vai fazer.
Não diz se tem dúvida.
Não diz se vai demorar.
Simplesmente desaparece.
E depois de algumas horas, às vezes no final do expediente, aparece dizendo:
“Eu estava fazendo.”
Pode até ser verdade.
Mas do ponto de vista de quem coordena o trabalho, isso cria um problema enorme.
O problema não é a tarefa. É a previsibilidade
Dirigir uma equipe não é apenas esperar que as tarefas sejam executadas.
É garantir que o trabalho aconteça com previsibilidade.
E previsibilidade depende de comunicação.
Em Cartórios isso é ainda mais sensível.
O trabalho notarial e registral funciona em cadeia.
Um atendimento depende de uma análise anterior.
Um registro depende de uma conferência anterior.
Uma escritura depende de documentos previamente verificados.
Ou seja: quase tudo depende do trabalho de outra pessoa.
Quando alguém recebe uma tarefa e não diz absolutamente nada, o resto da equipe fica sem saber o que está acontecendo.
A tarefa foi compreendida?
Já começou?
Vai demorar?
Existe algum problema?
Esse vazio de informação gera algo muito comum em ambientes de trabalho:
ansiedade operacional.
As pessoas começam a perguntar umas às outras:
“Você sabe se isso já foi feito?”
“Fulano está cuidando?”
“Isso já foi conferido?”
De repente, parte do trabalho passa a ser tentar descobrir em que ponto as coisas estão.
Cinco frases que resolvem metade dos problemas
Tudo isso poderia ser evitado com algo extremamente simples:
retorno.
Não precisa ser uma explicação longa.
Não precisa ser um relatório.
Às vezes, cinco frases resolvem tudo.
“Vou fazer.”“Estou fazendo.”“Faço depois do almoço.”“Não consigo fazer hoje.”“Consigo entregar amanhã.”
Cada uma dessas respostas reorganiza imediatamente o ambiente de trabalho.
Quem coordena consegue:
• ajustar prioridades
• redistribuir tarefas
• prever o andamento do serviço
A realidade das equipes de Cartório
Em equipes pequenas, que é a realidade da maioria dos Cartórios, isso é ainda mais importante.
Porque equipes pequenas não têm folga estrutural.
Não existe um departamento inteiro para absorver atrasos.
Não existe uma cadeia hierárquica longa.
O funcionamento depende muito da clareza do que cada pessoa está fazendo.
E aqui aparece um equívoco cultural curioso.
Muita gente acredita que trabalhar em silêncio é sinal de dedicação.
Como se falar fosse perda de tempo.
Como se avisar fosse algo desnecessário.
Na prática, ocorre exatamente o contrário.
Em ambientes de trabalho coletivo, comunicar o andamento das tarefas é parte do próprio trabalho.
Não é burocracia.
É responsabilidade profissional.
Uma regra simples de convivência profissional
Com o tempo, quem dirige equipes aprende uma regra muito simples.
É melhor alguém dizer que não vai conseguir fazer algo do que simplesmente desaparecer.
Porque quando alguém diz:
“Não consigo hoje.”
Você reorganiza o trabalho.
Quando alguém diz:
“Entrego amanhã.”
Você ajusta a expectativa.
Mas quando ninguém diz nada, o sistema inteiro fica suspenso.
Ninguém sabe se espera.
Se pergunta.
Ou se assume que a tarefa foi esquecida.
A regra que eu repito sempre
Por isso eu sempre repito uma orientação simples para quem trabalha comigo:
Não desapareça para trabalhar. Avise.
Avise que vai fazer.
Avise que já começou.
Avise que vai demorar.
Avise que não vai conseguir.
Porque, no final das contas, gestão de Cartório não é apenas sobre procedimentos.
É sobre pessoas trabalhando juntas para que o serviço funcione.
E trabalho coletivo depende de algo muito simples:
Informação circulando.
Valdiram Cassimiro
Tabelião e Registrador | #CARTORIOSEMPAPEL
Formação técnica, inovação e prática moderna no serviço notarial e registral.
Ainda não é assinante?
Se você atua em Cartório e quer aprofundar temas ligados à prática notarial e registral, gestão de equipes e uso de tecnologia no serviço, esta newsletter foi criada exatamente para isso.
Aqui você encontrará análises técnicas, reflexões sobre gestão e modelos práticos utilizados na rotina dos Cartórios.
Você pode:
• Assinar gratuitamente para receber as próximas publicações no e-mail;
• Tornar-se apoiador para acessar modelos editáveis, materiais técnicos aprofundados e conteúdos exclusivos voltados à prática notarial e registral.
Comunidade no Discord
💬 Também mantemos uma comunidade profissional no Discord, voltada à troca qualificada de experiências entre titulares e equipes técnicas:
